ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT PUBLIC

ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT PUBLIC

FORMULAIRE DE DEMANDE D’AUTORISATION

IDENTIFICATION
Vous êtes (identifiant) *
N/A
Identification du responsable
Nom complet du responsable
N/A

Required Prénom Required Nom de famille
Fonction *
N/A
Téléphone *
N/A

### ### ####
Téléphone (autre)
N/A

### ### ####
Courriel *
N/A
Identification du requérant
Nom de l’organisme *
N/A
Adresse du siège social
N/A

Required
Adresse Required Ville Required
Code postal
Site Internet
N/A
Documents obligatoires
- Fiche du Registraire des entreprises
- Résolution du conseil d’administration désignant le responsable de l’événement
- Preuve d’assurance
Déposez vos documents *
N/A
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ÉVÉNEMENT
Mesures obligatoires de secourisme pour l’événement
Mesures de secourisme *
N/A

Oui
Non
Nombre de secouristes qualifiés sur place
N/A
Nom de l’agence
N/A

(obligatoire dans le cas d’un événement de plus de 500 participants)
Preuve à transmettre | Veuillez déposer vos documents
N/A
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(obligatoire dans le cas d’un événement de plus de 500 participants)
Sécurité des lieux et des participants pour l’événement

Obligatoire dans le cas de fermeture de rue(s), vente et consommation d’alcool, perception d’argent, surveillance
Sécurité des lieux *
N/A

Oui
Non
Détails
N/A

(obligatoire dans le cas d’un événement de plus de 500 participants)
Preuve à transmettre | Veuillez déposer vos documents
N/A
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(obligatoire dans le cas d’un événement de plus de 500 participants)
Signalisation et sécurité
Le promoteur est responsable de la sécurité et de la signalisation pour son événement.

	Vos choix
Informer les participants et autres personnes venant à l'événement des moyens de transport alternatifs à l’autosolo disponibles pour se rendre à l'événement et leurs avantages (BNQ)
Informer des commodités disponibles sur place ou à proximité (bornes électriques, supports à vélo, etc.)
Ajouter des supports à vélo
Offrir un incitatif financier, une gratuité, un rabais ou encore un accès privilégié, aux participants venus en transport durable
Prévoir des navettes pour le déplacement des participants entre les différents sites de l'événement ou entre le lieu de l'événement et l'hébergement des participants
Compiler les émissions de GES générées par le transport (BNQ)
Compenser les émissions de GES générées par le transport

	Vos choix
Favoriser un lieu disposant déjà d’un maximum des équipements nécessaires sur place (BNQ)
Privilégier un lieu qui a déjà un engagement en développement durable (BNQ)
Opter pour un lieu mettant en place des mesures d'économie d'énergie et d’eau (BNQ)
Minimiser la distance entre le lieu de l'événement et les sites d’hébergements et de restauration
Favoriser un lieu facilement accessibles à pied, à vélo et en transport en commun
Offrir une version virtuelle de l'événement
Compiler les émissions de GES reliées à la consommation énergétique du bâtiment

	Vos choix
Respecter les règlements du lieu d’accueil (la capacité du site, la quiétude du lieu, les interdictions de baignade, les interdictions d’animaux de compagnie, etc.)
Procéder au ramassage des déchets pouvant se retrouver au sol ou dans l’eau, incluant les matières organiques
Rédiger et communiquer une directive mentionnant qu’aucune matière liquide ou solide ne doit être rejetée directement dans l’eau ou à proximité des cours d’eau ou lacs
Procéder au lavage des embarcations avant la mise à l’eau et informer les participants de l’obligation de laver leur embarcation
Rédiger et communiquer une directive mentionnant qu’aucun élément naturel (plante, roche, bois mort, etc.) ne peut être prélevé dans le milieu et inviter les participants à respecter cette mesure
Prévoir des cordons, des barrières, du marquage au sol ou d’autres indications claires pour délimiter le périmètre dédié à la circulation et l’occupation par les participants
Éviter de mettre des installations dans la bande riveraine
Installer des affiches « bandes riveraines en action »
Limiter et orienter stratégiquement le bruit et la lumière
Rendre disponible en nombre suffisant des installations sanitaires temporaires sur le site

	Vos choix
Sélectionner des fournisseurs à proximité du lieu de l'événement dans un rayon de 100 km (BNQ)
Procéder à l’achat de matériel de façon réfléchie
Réduire la distribution de matériel aux participants, invités et collaborateurs (BNQ)
Choisir des fournisseurs qui ont un engagement et des pratiques en développement durable (BNQ)
Favoriser les coopératives, les organismes sans but lucratif et les entreprises à vocation sociale (BNQ)
Revoir l’ensemble des produits et matériels en fonction des 3RV et changer certains types d’approvisionnements
Miser sur le réemploi du matériel avant de procéder à un achat (BNQ)
Demander aux fournisseurs un système d’emballage navette

	Vos choix
Mettre de l’avant des mets végétariens incluant des protéines végétales (légumineuses, soya, etc.) (BNQ)
Récupérer les surplus alimentaires pour les offrir à un organisme venant en aide aux personnes en difficulté (BNQ)
Utiliser des contenants alimentaires réutilisables (BNQ)
Sélectionner des aliments ayant poussé localement (BNQ)
Privilégier les produits peu ou pas transformés, ou encore des produits préparés localement
Opter pour des produits certifiés équitables et biologiques (BNQ)
Mettre de l'avant des aliments sains et des mets variés dans les menus
Identifier clairement le contenu des mets et produits alimentaires
Évaluer les bonnes quantités de nourriture
Réduire le recours à des contenants ou favoriser les ''contenants mangeables'' (BNQ)
Utiliser des contenants recyclables plutôt que des contenants compostables (BNQ)
Choisir un ou deux types de contenants seulement pour l'ensemble de l'offre alimentaire
Prévoir des contenants de différentes tailles pour le même mets
Éviter les formats boîte à lunch
Offrir les condiments et breuvages en vrac

	Vos choix
Planifier la récupération et la saine disposition de toutes les matières résiduelles en n'omettant pas les matières dangereuses, les résidus de construction, rénovation et démolition, les piles et batteries, les crayons et autres accessoire
Positionner stratégiquement les équipements de collecte des matières résiduelles sur tout le site de l’événement
Récupérer l’affichage, les cocardes et autres matériels en vue d'une utilisation ultérieure (BNQ)
Donner des éléments de décors, des accessoires, de l’affichage en coroplaste ou autre matériel à des organismes ou écoles locaux (BNQ)
Enlever tous les déchets laissés sur le site pendant et après l’événement
Utiliser des contenants avec de petites ouvertures, voire un couvercle
Prévoir des équipements de récupération plus grands pour les étapes de montage et démontage
Développer un affichage adapté aux matières générées durant l’événement (BNQ)
Intégrer à l’affichage différentes façons de communiquer l’information
Mobiliser une brigade verte qui aura le rôle d’informer les participants sur le bon tri (BNQ)
Retirer les contenants et emballages mis dans les mauvais bacs au fur et à mesure et devant les participants
Affichez clairement les objectifs de détournement des matières du site d’enfouissement
Demander au(x) fournisseur(s) de services de collecte des matières résiduelles les quantités générées en poids ou effectuer une pesée (BNQ)
Effectuer une caractérisation des matières résiduelles
Calculer les émissions de GES relatives à la production de matières résiduelles
Compenser ces émissions de GES générées par les matières résiduelles

	Vos choix
S'assurer d'un accès pour les personnes à mobilité réduite
Créer des emplois locaux
Offrir des tarifs réduits aux personnes à faible revenu, aux étudiants, aux personnes âgées, etc.
Offrir des services de langage des signes et traduction simultanée
Faire des communications inclusives
Mobiliser des bénévoles de la communauté locale et les former
Établir des partenariats avec des entreprises ou des organisations locales
Promouvoir la culture et les talents locaux en les intégrant à la programmation ou en les mettant en valeur
Faire des dons en argent, matériel et nourriture à des organismes
S’associer à une cause locale

	Vos choix
Informer la communauté locale, et ce, en amont de l'événement, de la tenue de l’événement
Contacter les représentants des organismes et associations de lac concernés par l’événement, maintenir le dialogue et favoriser la conciliation des activités entre les différents usagers d'un lieu et avec le voisinage
Faire connaître ses engagements en écoresponsabilité et ses objectifs à toutes les parties prenantes entourant l'événement en amont et pendant l'événement
Sensibiliser les parties prenantes à l’empreinte environnementale de leurs comportements et s’assurer de leur mobilisation
Communiquer les résultats obtenus en écoresponsabilité
Faire un sondage auprès des parties prenantes sur leur appréciation des mesures écoresponsables mises en place
Privilégier les supports de communication numérique plutôt que matériels
Réduire la quantité d’affichage nécessaire en les positionnant de façon stratégique
Créer des affichages réutilisables
Réduire la taille des documents et impressions et imprimer recto verso
Choisir du papier recyclé post-consommation, certifié de foresterie durable et non-blanchi

	Nombre de mesures prévues pour l'événement
Favoriser les modes de transport durables *
Choisir un lieu et un hébergement *
Respecter le milieu naturel *
S'approvisionner *
Sélectionner la nourriture et les contenants *
Gérer les matières résiduelles *
S'engager socialement *
Communiquer *

ÉVÉNEMENT
Documentation
Veuillez glisser les documents listés ci-dessous.
Plan d’aménagement incluant les structures, l’affichage, aménagements électriques, s’il y a lieu
N/A
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Plan technique pour les structures de soutien temporaire, s’il y a lieu
N/A
Upload file
Plan de localisation des barricades, s’il y a lieu
N/A
Upload file
Plan de signalisation, s’il y a lieu
N/A
Upload file
Prévision budgétaire (obligatoire dans le cas d'un soutien technique et/ou financier*)
N/A
Upload file
*Selon les appels de projets annuels
Toutes ententes avec les autres villes, les propriétaires privés, les ministères, s’il y a lieu
N/A
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ÉVÉNEMENT
PRÊT D'ÉQUIPEMENTS
La Ville de Mont-Tremblant peut fournir de l’équipement selon sa disponibilité et la priorité des demandes (veuillez indiquer sur le plan d’aménagement, le lieu de livraison du matériel).
Vous n'êtes pas admissible à cette catégorie. Veuillez passer à la section suivante.
Avez-vous un horaire de montage prévu? *
N/A

Oui
Non applicable
Début montage *
N/A

jj-MMM-aaaa HH:MM AM/PM
Fin montage *
N/A

jj-MMM-aaaa HH:MM AM/PM
Avez-vous un horaire de démontage prévu? *
N/A

Oui
Non applicable
Début démontage *
N/A

jj-MMM-aaaa HH:MM AM/PM
Fin démontage *
N/A

jj-MMM-aaaa HH:MM AM/PM

Items

	Quantité demandée
Bac à déchets (360 litres)
Bac à matières organiques (240 litres)
Bac de recyclage (360 litres)
Barricade
Barrière de foule
Chapiteau (10x10)
Chapiteau (10x20)
Chapiteau (20x20)
Chaise métal pliable
Chaise plastique pliable
Chaise plastique non-pliable
Chaise en tissu (à l’intérieur seulement)
Cône
Praticable de scène
Remorque - entrepôt
Scène mobile (dimensions variables)
Table plastique (6 pieds)
Table plastique (8 pieds)

Liste non exhaustive et variable selon les disponibilités. Réservation requise auprès du répondant. NB* Toujours jumeler les bacs en duo (vert/noir) ou en trio (brun/vert/noir) dans votre demande.

ÉVÉNEMENT
Publicité
Demande d'utilisation de l'emblème (logo) de la Ville de Mont-Tremblant *
N/A

Oui
Non
Selon l’admissibilité du requérant à ce service, la Ville de Mont-Tremblant offre des supports de visibilité afin de promouvoir les événements sur son territoire. En cochant les options suivantes, vous autorisez la Ville à diffuser l’information mentionnée dans cette section.
Demande de diffusion sur les plateformes numériques de la Ville *
N/A

Oui
Non

Les informations diffusées sont les suivantes: nom de l’événement, dates et heures, lieu, description sommaire, téléphone, site Internet (avec lien de redirection) et courriel de l’organisme, s'il y a lieu.
Insérez tout visuel promotionnel pertinent
N/A
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ÉVÉNEMENT
Affichage temporaire (pavoisement événementiel)
Affichage temporaire (panneaux 4 X 8) *
N/A

Oui
Non applicable
Nombre *
N/A
Date d'installation *
N/A

jj-MMM-aaaa
Date de retrait *
N/A

jj-MMM-aaaa
N/A

Fanion(s) Fanion(s)
Type de support *
N/A
Dimension *
N/A

Veuillez préciser l'unité de mesure
N/A

Autre(s) Autre(s)
Veuillez préciser votre réponse *
N/A

ÉVÉNEMENT SUR LA VOIE PUBLIQUE
Entraves de rue(s) pour événement
Votre événement nécessite-t-il un barrage routier pour une levée de fonds? *
N/A

Oui
Non applicable
Fermeture de rue(s) pour événement sur rue(s)
Votre événement nécessite-t-il une fermeture de rue(s)? *
N/A

Oui
Non applicable
Première édition *
N/A

Oui
Non
Adhésion écrite de la Ville ou des résidents touchés par la fermeture, lors d’une première édition *
N/A
Upload file
Fermeture de rue *
N/A
N/A

Tronçon Tronçon
Nom de la (des) rue(s)
N/A
Entre (rues ou adresses)
N/A
Et (rues ou adresses)
N/A
Joindre le plan identifiant précisément le tronçon (facultatif)
N/A
Upload file
N/A

Circuit Circuit
Description du trajet rue par rue avec directions
N/A

Facultatif si vous déposez le fichier du trajet au champ suivant
Joindre le plan du trajet
N/A
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Date de la fermeture
N/A

jj-MMM-aaaa HH:MM AM/PM
Date de la réouverture
N/A

jj-MMM-aaaa HH:MM AM/PM
Nom du responsable (ou de la compagnie) de la pose des avis de fermeture de rue(s) 10 jours avant la tenue de l’événement
N/A
Nom de la compagnie de signalisation engagée pour la pose de panneaux d’interdiction de stationnement 12h à 14h avant la fermeture de rue(s), si applicable
N/A
Nom de la compagnie de remorquage
N/A
Numéro de permis d’opération de la compagnie de remorquage
N/A

ÉVÉNEMENT SUR LA VOIE PUBLIQUE
Articles fournis par le promoteur

Veuillez compléter les champs appropriés

	Quantité	Modèle
Appareil au propane
Appareil à briquette
Bouteille d'hélium
Chauffage d'appoint
Fumée mécanique
Chaise

Veuillez compléter les champs appropriés

Quantité

Envolée de ballons

Hélicoptère ou Cessna

Régie(s) (son et éclairage)

	Quantité
Envolée de ballons
Hélicoptère ou Cessna
Régie(s) (son et éclairage)

Veuillez compléter les champs appropriés (préciser l'unité de mesure).

	Largeur	Hauteur	Profondeur, s'il y a lieu
Génératrice (mise à la terre obligatoire)
Manège
Roulotte
Bannière
Tente

Autre(s)
N/A

Veuillez préciser le type, la quantité, la dimension et le modèle, s'il y a lieu, pour chaque item supplémentaire.
Structures temporaires

Veuillez compléter les champs correspondants

	Quantité	Modèle
Structure gonflable (obligation d'avoir une génératrice)
Chapiteau
Gradin
Marquise (toit seulement)
Scène mobile
Autre

Si autre, veuillez préciser votre réponse
N/A
Termes et conditions *
N/A
- Le fournisseur atteste que l’équipement est conforme aux normes et réglementations en vigueur.
- L’installateur et l’opérateur possèdent les qualifications requises.
- Le requérant détient une assurance responsabilité civile couvrant les risques liés à l’utilisation de ce type d’équipement.
Je confirme avoir pris connaissance des termes et conditions énumérés ci-dessus et m'engage à les respecter.
Tarification d’accès à un site municipal *
N/A

Oui
Non
Veuillez préciser votre réponse

Tarification Autre(s)

Enfant *

Adulte *

Autre(s) *
Revenus de tarification remis à
N/A
Décors (à détailler)
N/A
Marquage de la chaussée (soluble à l’eau) *
N/A

Oui
Non
De *
N/A

jj-MMM-aaaa
À *
N/A

jj-MMM-aaaa
Documents à joindre
- Contrat(s) de service
- Certificat(s) d'ignifugation des structures
Veuillez déposer vos documents
N/A
Upload file

ÉVÉNEMENT SUR LA VOIE PUBLIQUE
Description des services sanitaires
Votre événement nécessite-t-il des services sanitaires? *
N/A

Oui
Non applicable
Accès aux toilettes (si existantes) *
N/A

Oui
Non
Nom de la compagnie de location sanitaire
N/A
Nombre de toilette(s) louées(s)
N/A

ÉNGAGEMENTS
- L’organisation s’engage à respecter les lois et la réglementation en vigueur, dont celles ayant trait à l’occupation du domaine public ainsi qu’à tout mettre en oeuvre afin de se conformer aux exigences des procédures et directives encadrant la tenue d’événement sur le territoire tremblantois.
- Accessibilité universelle : dans un but d’équité et dans une approche inclusive, l’organisation s’engage à tout mettre en oeuvre afin de permettre à toute personne de réaliser des activités de façon autonome et de vivre une expérience de qualité équivalente.
- L’organisation s’engage à adhérer aux principes du développement durable et à collaborer avec la Ville de Mont-Tremblant dans la mise en application de mesures écoresponsables.
- Le requérant est responsable du matériel qui lui est prêté et s’engage à remettre les lieux dans l’état qu’ils étaient avant la tenue de l’événement. Tout bris ou perte devra être signalé au répondant municipal et des frais peuvent être applicables.
- Le promoteur garantit et tient la Ville indemne de toute réclamation et de tout dommage de quelque nature que ce soit causé par le promoteur, ses employés, ses représentants ou contractants en relation avec l’événement.
- Le promoteur s’engage, en outre, à prendre fait et cause pour la Ville dans toute réclamation ou poursuite contre la Ville, à l’indemniser de toute dépense, de tout jugement et de toute condamnation qui pourrait être prononcé contre la Ville et à payer en ses lieux et place toutes sommes qu’elle aurait à débourser avant ou après jugement, en raison de ce qui est prévu au précédent article.
- Saines habitudes de vie : l’organisation s’engage à faciliter l’accès aux participants à une alimentation saine, équilibrée variée et sécuritaire et à favoriser les transports actifs pour se rendre au site de l’événement.
- L’événement doit favoriser la convivialité entre les citoyens et être ouvert à tous, sans distinction ni exclusion interdite par la loi.
- Durant l’événement, nul ne peut diffuser, publier ou exposer publiquement un avis, un symbole ou un signe comportant une forme de discrimination ou donner une autorisation à cet effet.
- Le promoteur s’engage à assurer en tout temps la sécurité du public sur le site de l’événement.
- Le promoteur s’engage à faire mention de la participation de la Ville de Mont-Tremblant au projet dans tous les documents de promotion relatifs au projet, après approbation de ceux-ci par le Service des communications et des relations citoyennes de la Ville de Mont-Tremblant.
- Le promoteur doit aviser la Ville de Mont-Tremblant de toute modification à sa raison sociale, à son statut juridique, à ses coordonnées, à la nature de ses activités ainsi que de tout changement aux objectifs, aux échéanciers ou toute autre composante du projet.
- Le promoteur s’engage à déposer un bilan complet 90 jours après l’événement.
En foi de quoi, le soussigné reconnaît avoir pris connaissance de toutes les dispositions de la présente et s’engage à les respecter.
N/A

Je confirme avoir pris connaissance des termes d'engagement énumérés ci-dessus et m'engage à les respecter. * Je confirme avoir pris connaissance des termes d'engagement énumérés ci-dessus et m'engage à les respecter. Required
N/A

J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets. * J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets. Required
Nom du responsable autorisé à signer par résolution pour l’organisme demandeur *
N/A
Renseignements supplémentaires à l’attention du répondant municipal
N/A
AFIN D’ÉVITER LE REFUS DE TRAITEMENT DE VOTRE DEMANDE, VEUILLEZ VOUS ASSURER QUE CE FORMULAIRE EST DÛMENT REMPLI ET QUE LES DOCUMENTS REQUIS SONT DÉPOSÉS DANS LES DÉLAIS PRESCRITS.

Merci de votre collaboration.
Numéro de dossier
N/A
Dossier traité le
N/A
Accusé de réception
N/A
Nom du répondant municipal
N/A
Notes
N/A

	Date	Heure de début	Heure de fin
1. *
2. *
3. *
4. *
5. *
6. *
7. *

	Date	Heure de début	Heure de fin
1.
2.
3.

	Date	Heure de début	Heure de fin
1.
2.
3.

	Date de début	Date de fin	Heure de début	Heure de fin
Événement
Montage (autre que l’équipement fourni par la Ville)
Démontage (autre que l’équipement fourni par la Ville)

ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT PUBLIC

Identification du responsable

Identification du requérant

Documents obligatoires

Événement

Réservation de plateaux sportifs, culturels et communautaires

Mesures obligatoires de secourisme pour l’événement

Sécurité des lieux et des participants pour l’événement

Signalisation et sécurité

Guide écoévénementiel

Favoriser les modes de transport durables

Choisir un lieu et un hébergement

Respecter le milieu naturel

S'approvisionner

Sélectionner la nourriture et les contenants

Gérer les matières résiduelles

S'engager socialement

Communiquer

Tableau de compilation des mesures implantées

Documentation

PRÊT D'ÉQUIPEMENTS

Publicité

Demandes de dérogations à la réglementation publique

Affichage temporaire (pavoisement événementiel)

Entraves de rue(s) pour événement

Fermeture de rue(s) pour événement sur rue(s)

Randonnée à vélo (15 cyclistes et plus), défilé, marche, procession religieuse, rassemblement (sans déplacement)

Description des installations particulières demandant des autorisations spéciales

Articles fournis par le promoteur

Structures temporaires

Documents à joindre

Description des services sanitaires

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	Tarification	Autre(s)
Enfant *
Adulte *
Autre(s) *